1. Inleiding

PortPeople hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. PortPeople heeft daarom dit privacy statement opgesteld. PortPeople behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met deze privacy statement geeft PortPeople u inzicht hoe PortPeople in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.

2. PortPeople

PortPeople is een uitzend- en detacheringsbureau wat gespecialiseerd is in het werven en selecteren, detacheren en uitzenden van ervaren en/of talentvol personeel gericht op de logistieke, industriële, secretariële, administratieve, financiële, boekhoudkundige, customer service, operationele functies en technische functies.

PortPeople is de gezamenlijke handelsnaam van de vennootschappen M.P.S. Personnel Services B.V, Uitzendbureau VPR B.V. en VPR Detachering B.V. De genoemde vennootschappen zijn verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming, hierna te noemen AVG en hebben daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Welke vennootschap in het specifieke geval als verwerkingsverantwoordelijke geldt, is afhankelijk van het doel en de grondslag van de verwerking van de persoonsgegevens. Als uitgangspunt geldt dat de vennootschap met wie een contractuele relatie wordt aangegaan – bijvoorbeeld als werknemer of uitzendkracht, of kandidaat voor een vacature van een derde – in dat geval geldt als verwerkingsverantwoordelijk. In het geval van websitebezoeken en het achterlaten van contactgegevens op de website geldt Uitzendbureau VPR B.V. als verwerkingsverantwoordelijke. De contactgegevens van de verschillende verwerkingsverantwoordelijken binnen PortPeople zijn:

M.P.S. Personnel Services B.V.

Struytse Hoeck 1

3224 HA Hellevoetsluis

Postbus 415

3220 AK Hellevoetsluis

Uitzendbureau VPR B.V.

Struytse Hoeck 1

3224 HA Hellevoetsluis

Postbus 415

3220 AK Hellevoetsluis

VPR Detachering B.V.

Struytse Hoeck 1

3224 HA Hellevoetsluis

Postbus 415

3220 AK Hellevoetsluis

Bij vragen over de verwerking van persoonsgegevens en/of wie in uw specifieke geval geldt als verwerkingsverantwoordelijke kan er contact worden opgenomen via privacy@portpeople.nl of telefoonnummer 0181-442510.

PortPeople schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren, waarbij dan op instructie van PortPeople door die derde partij persoonsgegevens ‘van’ PortPeople worden verwerkt. Deze partijen gelden dan als verwerker in de zin van de AVG. PortPeople blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en daarmee dus verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Met deze bedrijven maakt PortPeople contractuele afspraken over de omgang van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft en de persoonsgegevens niet anders gebruikt kunnen worden dan door PortPeople wordt geïnstrueerd.

3. Websitegebruik

Technische informatie

Wanneer u onze website bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat de website wordt bezocht, het IP-adres van uw apparaat, het IP-adres van uw Internet Sevice Provider, het besturingssysteem dat u gebruikt, datum en tijd van uw bezoek, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt, de door u bezochte pagina’s en de informatie die u heeft bekeken op de website, de geo locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

Cookies

PortPeople maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Zo zijn wij in staat te bekijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Zodoende kunnen wij onze website beter aan passen op de gebruiksvoorkeuren van onze bezoekers. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op uw computer worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie herkend wat uw bezoek eenvoudiger maakt. Meer over ons cookiebeleid leest u op Privacy – PortPeople

4. Doel en grond voor verwerking van persoonsgegevens

Hieronder hebben wij opgenomen welke juridische grondslagen er zijn voor PortPeople om persoonsgegevens te verwerken. Daarnaast is opgenomen met welke doelen PortPeople de persoonsgegevens verwerkt. In algemene zin worden uw persoonsgegevens gebruikt om de aan u aangeboden HR-diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering, bemiddeling payroll, salarisadministratie , personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling & inzetbaarheid en werving en selectie.

• Als u PortPeople toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. Hiervan is bijvoorbeeld sprake in de volgende gevallen:

– Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.

– U op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van PortPeople en van derden.

– U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in).

• Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen. Hiervan is bijvoorbeeld sprake in de volgende gevallen:

– Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.

– Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.

– Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.

– Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.

– Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

– Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.

– Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.

– Voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.

– Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

– Het beoordelen en behandelen van incidenten en/of klachten.

• Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op

PortPeople rust; Hiervan is bijvoorbeeld sprake in de volgende gevallen:

– Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.

– Een werknemers- of personeels/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.

– Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

– Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waardoor maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

– Het beoordelen en behandelen van incidenten en/of klachten.

• Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van PortPeople of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen. Hiervan is bijvoorbeeld sprake in de volgende gevallen:

– Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen

– U op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van PortPeople en van derden.

– Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.

– Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aangaan en te onderhouden en hiervoor de relevantie administratie ui te voeren.

– Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

– Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.

– Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.

– Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.

– Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.

– Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.

– Het beoordelen en behandelen van incidenten en/of klachten.

5. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

PortPeople kan als u werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer, zelfstandig ondernemer en/of zakelijke relatie bent van PortPeople, de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. U bent zelf verantwoordelijk dat de door u aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.

Het is ook mogelijk dat PortPeople de persoonsgegevens niet rechtstreeks van u ontvangt, maar deze via een vacaturesite verkrijgt waar u uw gegevens heeft achtergelaten. Op het moment dat u uw contactgegevens heeft achtergelaten op een vacaturesite en PortPeople deze gegevens verwerkt ten einde contact met u op te nemen voor een vacature, kwalificeert u voor de verwerking van uw persoonsgegevens als ‘werkzoekende of kandidaat’ als ware het dat u rechtstreeks contact had opgenomen met PortPeople. In dat geval zult u over de verwerking van uw persoonsgegevens worden geïnformeerd zodra er contact met u wordt opgenomen.

Werkzoekende of kandidaat

• NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens

• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht

• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring, soort rijbewijs en competenties

• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan

• Gegevens over beschikbaarheid en verlof

• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring

• Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto)

• Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet

Gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en zelfstandig ondernemer

Indien u voor PortPeople of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan PortPeople onderstaande gegevens verwerken:

• NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere contactgegevens

• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht

• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring, soort rijbewijs en competenties

• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan

• Gegevens over beschikbaarheid en verlof

• Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning

• Gegevens in het kader van een pre-employment screening

• Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan

• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring

• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie

• Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto)

• Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet

6. Derden

PortPeople kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van PortPeople, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens PortPeople diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties, indien deze verstrekking valt te verenigen met de doelen en grondslagen van de van u verwerkte persoonsgegevens. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt altijd op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”. Uitgangspunt is dat er geen persoonsgegevens aan derden worden verstrekt indien dat niet verenigd kan worden met een van de in dit privacy statement opgenomen grondslagen en/of doelen.

Er worden geen persoonsgegevens op structurele basis uitgewisseld met landen buiten de EU. Incidentele uitwisseling is mogelijk op grond van grensoverschrijdende overeenkomsten. In die gevallen de noodzakelijke gegevensuitwisseling plaats op grond van de toestemming van de betrokkene, in het belang van de uitvoering van een overeenkomst, het belang van de betrokkene.

Uitzondering hierop vormt de facturatie voor de door ons geleverde diensten. Ten behoeve van de facturatie wordt de naam van de ter beschikking gestelde arbeidskracht(en) doorgegeven. Zonder het verstrekken van de naam van betrokkene is het niet mogelijk om de klanten te factureren voor de geleverde diensten. Buiten de naam worden er geen persoonsgegevens gedeeld. Het delen van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij zowel de inlener als de arbeidskracht partij zijn.

7. Uw rechten

Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons opnemen.

Inzage en/of wijzigen gegevens

U kunt ons op elk gewenst moment via privacy@portpeople.nl of telefoonnummer 0181-442510 dan wel per brief aan PortPeople Uitzendbureau, Struytse Hoeck 1, 3224 HA Hellevoetsluis verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.

Daarnaast kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van u hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.

Wanneer wij uw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij u hiervan op de hoogte.

Verwerking van uw gegevens beperken

Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u een verzoek in dienen tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn. U kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment via privacy@portpeople.nl of telefoonnummer 0181-442510 dan wel per brief aan PortPeople Uitzendbureau, Struytse Hoeck 1, 3224 HA Hellevoetsluis indienen.

Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken stellen wij u hiervan op de hoogte.

Recht om gegevens over te dragen

U kunt de persoonsgegevens die wij over u bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm op vragen via privacy@portpeople.nl of telefoonnummer 0181-442510 dan wel per brief aan PortPeople Uitzendbureau, Struytse Hoeck 1, 3224 HA Hellevoetsluis. U bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.

Recht om vergeten te worden

Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u een verzoek indienen van verwijdering van al uw persoonlijke gegevens. U kunt ons op elk gewenst moment via privacy@portpeople.nl of telefoonnummer 0181-442510 dan wel per brief aan PortPeople Uitzendbureau, Struytse Hoeck 1, 3224 HA Hellevoetsluis verzoeken al uw gegevens te verwijderen.

U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend staken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Procedure, responstermijn en kosten

Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, te behandelen. Dit betekent dat u uiterlijk binnen een maand uitsluitsel ontvangt over hoe wij op uw verzoek zullen reageren. Het is mogelijk dat een verzoek wordt afgewezen, bijvoorbeeld omdat PortPeople niet aan het verzoek kan voldoen in verband met wettelijke verplichtingen (bepaalde gegevens kunnen wij niet verwijderen in verband met wettelijke fiscale bewaarverplichtingen), of dat er aan een verzoek beperkingen worden gesteld (inzage in bepaalde documenten omdat daar ook persoonsgegevens van derden in voor komen). Een reactie zal altijd schriftelijk worden medegedeeld.

Wij zijn verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoeken kan worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt.

Automatische besluitvorming

De persoonsgegevens die wij van u verwerken worden niet gebruikt in het kader van enige automatische besluitvorming.

Voor de behandeling van uw voorgenoemde verzoeken brengen wij u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

8. Beveiliging

PortPeople doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is PortPeople met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

9. Bewaartermijn

Het is op voorhand vrijwel onmogelijk om een tot in detail gespecificeerd overzicht te verstrekken van welke persoonsgegevens gedurende welke termijn worden bewaard. Als uitgangspunt geldt te allen tijde dat persoonsgegevens nooit langer worden bewaard dan dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

In het geval van gesloten overeenkomsten bewaren wij in beginsel tot vijf jaar na uitvoering van de overeenkomst uw gegevens. Afhankelijk van de aard van de overeenkomst kan dit ook langer zijn.

Zodra er geen relevantie meer is om uw persoonsgegevens te bewaren, zullen zij worden verwijderd. Op het moment dat u bijvoorbeeld een aangemaakt account verwijderd, bestaat er niet langer een belang om uw daarvoor verwerkte gegevens te bewaren en zullen deze worden verwijderd. Wanneer wij met u een overeenkomst aangaan bestaat er daarentegen ook na het voltooien van de overeenkomst mogelijk nog een belang. Bijvoorbeeld in verband met het voldoen aan voortdurende verplichtingen, het afhandelen van vragen of klachten of overige uit de overeenkomst voortvloeiende belangen.

10. Vragen, opmerkingen of klachten

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door PortPeople, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via privacy@portpeople.nl of telefoonnummer 0181-442510 dan wel per brief aan PortPeople Uitzendbureau, Struytse Hoeck 1, 3224 HA Hellevoetsluis.

Indien u het niet eens bent met het gebruik door PortPeople van uw persoonsgegevens, kunt u eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Datalek

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via privacy@portpeople.nl of telefoonnummer 0181-442510 dan wel per brief aan PortPeople Uitzendbureau, Struytse Hoeck 1, 3224 HA Hellevoetsluis.

12. Wijzigingen

PortPeople behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen PortPeople en een betrokkene.

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 13 december 2024.

13. Overige bepalingen

Op de bepalingen uit deze privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing. diensten zoals Google Analytics en het beheren van welke informatie wordt opgeslagen door je webbrowser is hier te vinden: http://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/